Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes ist eine der ersten Entscheidungen, die Gründer im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung treffen müssen, und eine der am häufigsten falsch getroffenen. Sie befreit von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen, und damit von Voranmeldungen und einem Teil der Buchhaltung. Sie nimmt aber auch das Recht, Vorsteuer aus eigenen Einkäufen zurückzuholen. Ob das ein Vorteil ist, hängt vom Geschäftsmodell ab, nicht vom Umsatz allein.
Dieser Beitrag erklärt die aktuellen Grenzen, die Pflichten, die trotz Befreiung bleiben, und die Fälle, in denen der Verzicht auf die Regelung die bessere Wahl ist. Die Grundlagen zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die auch Kleinunternehmer führen müssen, beschreibt unser Lexikoneintrag zur Buchführung.
Die Umsatzgrenzen
Seit 2025 gilt die Regelung, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die zweite Grenze ist neu und wirkt anders als früher: Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, nicht erst im Folgejahr. Gründer, die im ersten Jahr starten, dürfen den Umsatz des ersten Jahres nicht über 25.000 Euro schätzen. Wer im Gründungsjahr darüber liegt, fällt im Folgejahr aus der Regelung. Die Umsätze werden netto gezählt, und bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben außen vor.
Was Kleinunternehmer trotzdem müssen
- Rechnungen: Jede Rechnung braucht den Hinweis auf die Befreiung nach Paragraf 19 UStG, sonst gilt sie als fehlerhaft, und ausgewiesene Umsatzsteuer wird trotzdem geschuldet.
- Umsatzsteuererklärung: Die Jahreserklärung entfällt seit 2024 für reine Kleinunternehmer, die Umsätze müssen aber in der Einkommensteuer erklärt werden.
- Innergemeinschaftliche Leistungen und Bezüge aus dem EU-Ausland können trotz Befreiung Umsatzsteuer auslösen, etwa beim Kauf von Software aus Irland.
- Aufzeichnungen: Eine Einnahmenüberschussrechnung mit allen Belegen bleibt Pflicht, das Finanzamt kann sie jederzeit anfordern.
Für wen die Regelung ein Nachteil ist
Die Befreiung lohnt sich, wenn die Kunden Privatpersonen sind, die keine Vorsteuer abziehen können, und wenn die eigenen Ausgaben gering sind. Sie ist ein Nachteil, wenn die Kunden Unternehmen sind, für die die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten ist, und wenn hohe Investitionen anstehen: Wer eine Werkstatt einrichtet, Geräte kauft oder Waren einkauft, verliert bei der Befreiung 19 Prozent der Investition, die er sonst als Vorsteuer zurückbekäme. Das Gründerportal des Bundeswirtschaftsministeriums rechnet auf existenzgruendungsportal.de an Beispielen vor, ab welchem Ausgabenanteil der Verzicht sinnvoll wird, und nennt als Faustregel Investitionen über einem Fünftel des Umsatzes.
Verzicht und Bindung
Wer auf die Regelung verzichtet, ist fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Der Verzicht wird im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder später formlos erklärt und sollte vor der ersten Investition wirksam sein. Der umgekehrte Weg, von der Regelbesteuerung zurück in die Befreiung, ist nach Ablauf der Bindung möglich, wenn die Grenzen eingehalten werden, erfordert aber eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs für Wirtschaftsgüter, die noch im Berichtigungszeitraum liegen. Das ist bei größeren Anschaffungen der letzten fünf Jahre schnell ein vierstelliger Betrag.
Praxis: Die Entscheidung im Fragebogen
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird über das Steuerportal ELSTER eingereicht, und die Frage zur Kleinunternehmerregelung steht dort ohne Erklärung. Wer sie beantwortet, sollte den geplanten Umsatz, die Kundenstruktur und die Investitionen der ersten zwei Jahre kennen. Ein Steuerberater für ein einstündiges Gespräch vor der Abgabe kostet weniger als ein einziger falsch entschiedener Vorsteuerabzug.
Fazit: Weniger Aufwand gegen weniger Vorsteuer
Die Kleinunternehmerregelung ist für Dienstleister mit Privatkunden und kleinen Ausgaben fast immer richtig, für Händler, Handwerker und alle mit Geschäftskunden fast immer falsch. Die Grenzen sind seit 2025 großzügiger, die Bindung an den Verzicht bleibt fünf Jahre. Wer die drei Fragen nach Kunden, Ausgaben und Investitionen ehrlich beantwortet, trifft die Entscheidung in zehn Minuten.